Wedding weekend draaiboek: hoe ziet een driedaagse bruiloft eruit?

Een wedding weekend geeft jullie iets wat op een gewone trouwdag vaak schaars is: tijd.

Tijd om jullie gasten echt te ontvangen. Tijd om samen te eten, bij te praten en alvast in de sfeer te komen. En tijd om de dag na de bruiloft niet meteen afscheid te hoeven nemen.

Een driedaagse bruiloft bestaat vaak uit drie duidelijke momenten: een welcome dinner op vrijdag, de trouwdag op zaterdag en een ontspannen brunch op zondag.

Maar hoe ziet zo’n weekend er in de praktijk uit? En hoe zorg je ervoor dat het niet voelt als drie losse evenementen, maar als één mooie en ontspannen ervaring?

Vrijdag: aankomen en samen het weekend beginnen

Vrijdag draait vooral om aankomen.

Gasten reizen naar de locatie, checken in bij hun hotel en hebben even tijd om te landen. Zeker wanneer mensen van verder weg komen of wanneer jullie een destination wedding organiseren, is het fijn om niet direct met een vol programma te beginnen.

Later op de middag of aan het begin van de avond komen jullie voor het eerst samen.

Dat kan met een informele borrel, cocktails in de tuin of een uitgebreid welcome dinner aan lange tafels.

De sfeer op vrijdag mag wat losser zijn dan op de trouwdag zelf. Juist omdat gasten elkaar hier voor het eerst ontmoeten, ontstaat er vaak al snel een ontspannen sfeer.

Een mogelijk programma:

15.00 – 17.00 uur
Aankomst en check-in van de gasten

17.30 uur
Welcome drinks

19.00 uur
Welcome dinner

22.30 uur
Informele afsluiting van de avond

Het hoeft niet laat te worden. De volgende dag is tenslotte de trouwdag.

Wat we zelf mooi vinden, is wanneer vrijdag al een klein voorproefje geeft van wat komen gaat. Denk aan stationery in dezelfde stijl, bloemen die terugkomen in het weekend of een subtiel kleuraccent dat later verder wordt uitgebouwd.

Niet alles hoeft meteen groots. Het gaat vooral om het gevoel: jullie gasten zijn er, het weekend is begonnen.

Zaterdag: de trouwdag

Zaterdag vormt natuurlijk het hart van het wedding weekend.

Het fijne van een meerdaagse bruiloft is dat de gasten elkaar inmiddels al kennen. De eerste gesprekken zijn gevoerd en iedereen voelt zich meer onderdeel van het geheel.

Dat geeft vaak een hele andere energie aan de trouwdag.

Begin de ochtend rustig. Jullie hoeven niet om negen uur al een programma voor alle gasten te organiseren. Laat iedereen ontbijten, wandelen, zwemmen of gewoon genieten van de locatie terwijl jullie je voorbereiden.

Een voorbeeld van de trouwdag:

08.30 – 11.00 uur
Ontbijt en vrije ochtend voor de gasten

11.00 uur
Getting ready van het bruidspaar

14.00 uur
Ontvangst van de gasten

14.30 uur
Ceremonie

15.30 uur
Champagne, taart en borrel

18.00 uur
Diner

21.00 uur
Start van het feest

00.00 uur of later
Late-night snacks en einde van de avond

Dit is natuurlijk maar één mogelijke indeling. Misschien willen jullie juist een late ceremonie met diner onder de sterren. Of beginnen jullie vroeg en maken jullie van de avond een groot feest.

Het belangrijkste is dat er voldoende ruimte tussen de momenten zit.

Een wedding weekend hoeft niet voller te worden omdat jullie meer tijd hebben. Juist het tegenovergestelde.

Plan momenten waarop gasten niets hoeven. Laat ze rustig van de ceremonie naar de borrel bewegen. Geef voldoende tijd voor het diner en zorg dat er niet iedere twintig minuten iets nieuws op het programma staat.

Die ruimte maakt het weekend uiteindelijk luxe en ontspannen.

Denk bij de trouwdag ook aan de guest experience

Tijdens een wedding weekend zijn gasten langer onderdeel van jullie bruiloft. Daardoor wordt hun ervaring nóg belangrijker.

Denk bijvoorbeeld aan vervoer tussen het hotel en de trouwlocatie, duidelijke informatie over kleding en tijden, voldoende eten en drinken en momenten waarop gasten zich even kunnen terugtrekken.

Ook kleine details kunnen veel verschil maken.

Een persoonlijke welkomstbrief op de hotelkamer. Water en iets lekkers na een lange reis. Een wedding newspaper bij het ontbijt. Slippers tijdens het feest of een shuttle die gasten na afloop veilig terugbrengt.

Het zijn niet per se de grootste dingen die gasten onthouden.

Vaak is het juist het gevoel dat overal aan is gedacht.

Zondag: rustig samen afsluiten

Na maanden plannen, een welcome dinner en een volledige trouwdag kan zondagochtend bijna onwerkelijk voelen.

Daarom vinden wij een gezamenlijke brunch of farewell breakfast zo’n fijne afsluiting van een wedding weekend.

Geen uitgebreid programma meer. Geen speeches of vaste momenten.

Gewoon samen ontbijten, verhalen van de vorige avond ophalen en nog één keer met iedereen aan tafel zitten.

Bijvoorbeeld:

09.30 uur
Inloop ontbijt of brunch

10.00 – 12.00 uur
Farewell brunch

Vanaf 12.00 uur
Uitchecken en vertrek van de gasten

De brunch kan heel eenvoudig zijn. Goede koffie, verse broodjes, fruit, eitjes en misschien een Bloody Mary of mimosa voor wie daar na het feest behoefte aan heeft.

Wanneer het weer mooi is, kan dit heerlijk buiten. Lange tafels, losse zitplekken en vooral geen haast.

Juist doordat er niets meer ‘moet’, ontstaan hier vaak nog hele fijne momenten.

Moet iedereen het hele weekend aanwezig zijn?

Niet per se.

Een wedding weekend betekent niet automatisch dat iedere gast bij ieder onderdeel aanwezig moet zijn.

Sommige bruidsparen kiezen ervoor om het welcome dinner alleen met familie en goede vrienden te vieren en nodigen een grotere groep uit voor de trouwdag. Anderen willen juist dat iedereen het volledige weekend samen beleeft.

Beide kunnen werken.

Het belangrijkste is dat vooraf duidelijk is wie voor welk onderdeel wordt uitgenodigd en dat de communicatie hierover klopt.

Zeker bij een destination wedding is het prettig om gasten ruim van tevoren te informeren over verblijf, vervoer en het programma van het weekend.

Geef iedere dag een eigen sfeer

Een wedding weekend wordt extra mooi wanneer de verschillende momenten niet exact hetzelfde aanvoelen.

Vrijdag kan warm, ontspannen en informeel zijn.

Zaterdag verfijnder en feestelijker.

En zondag juist licht en effortless.

Dat betekent niet dat jullie voor iedere dag een compleet nieuw stylingconcept nodig hebben.

Juist door kleuren, materialen, bloemen en stationery subtiel te laten terugkomen, ontstaat er samenhang. Het hele weekend voelt als één concept, zonder dat iedere setting hetzelfde wordt.

Een wedding weekend draait niet om méér plannen

Misschien wel het belangrijkste om te onthouden: een wedding weekend hoeft geen driedaags vol programma te worden.

Juist omdat jullie meer tijd hebben, mag er ruimte ontstaan.

Ruimte om gasten te laten aankomen. Om samen lang te tafelen. Om niet direct na de ceremonie door te moeten naar het volgende onderdeel. En om de volgende ochtend nog één keer samen te zijn.

Daar zit voor ons de kracht van een wedding weekend.

Niet in hoeveel momenten jullie organiseren, maar in hoe die momenten voelen.

Tot slot

Een driedaagse bruiloft kan bijvoorbeeld heel eenvoudig worden opgebouwd:

Vrijdag: aankomst, welcome drinks en dinner
Zaterdag: ceremonie, borrel, diner en feest
Zondag: farewell breakfast of brunch

Van daaruit kunnen jullie het weekend zo persoonlijk maken als jullie zelf willen.

Misschien voegen jullie een pool party toe, een pizza night, een activiteit met gasten of juist helemaal niets.

Het beste draaiboek is niet het draaiboek met de meeste onderdelen. Het is een planning waarin sfeer, timing en gastbeleving met elkaar in balans zijn.

Bij BEST DAY EVER Events begeleiden we wedding weekends in Nederland en het buitenland. We denken mee over het volledige weekend: van planning en styling tot hospitality, leveranciers, vervoer en de regie achter de schermen.

Zodat jullie niet drie dagen bezig zijn met organiseren, maar drie dagen lang samen kunnen vieren.